Informace o zpracování osobních údajů klientů

Identifikační:

jméno a příjmení či pseudonym, datum narození, rodné číslo, identifikační číslo, údaj o zápisu v Registru živnostenského

podnikání, obchodním rejstříku nebo v jiné evidenci,

Kontaktní:

adresa trvalého pobytu, doručovací adresa, kontaktní údaje, telefon, e-mail či jiný el. kontakt),

podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (plnění smlouvy)

uzavření a plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů – klient, je-li fyzickou osobou, je-li smluvní stranou smlouvy jako klient právnická osoba (korporace), zpracovává správce osobní údaje subjektu údajů, který je jeho statutárním orgánem (či jeho členem), zmocněncem, vedoucí osobou

• uzavření, evidence a zajištění plnění smlouvy o placeném poradenství, uzavřené mezi subjektem údajů a vázaným zástupcem správce po poskytování doplňkových služeb mimo vztah zprostředkování finančních služeb subjektu údajů správcem

• komunikace se správcem, včetně komunikace prostřednictvím informačních systémů správce

Popisné a ostatní:

bankovní spojení, v případě, že klient je právnickou osobou údaj o jeho/jejím členství ve statutárním orgánu, či jiné funkci či pozici

Identifikační:

jméno a příjmení či pseudonym, datum narození, rodné číslo, identifikační číslo, údaj o zápisu v ŽR/OR nebo v jiné evidenci, státní občanství

Kontaktní:

adresa trvalého pobytu, doručovací adresa, kontaktní údaje (telefon, e-mail či jiný el. kontakt)

Podobizna a další údaje na průkazu totožnosti:

Údaje pro AML identifikaci a kontrolu klienta

Další údaje:

• údaje z insolvenčního rejstříku a CEE (Centrální evidence exekucí), údaje z rozhodnutí ve správních a soudních řízeních, které se klienta týkají

• údaje obsažené v záznamu z jednání s klientem, tj. zejména údaje o jeho majetkových poměrech

• údaje obsažené v povinně archivované komunikaci s klientem, v případě, že správce vystuduje jako investiční zprostředkovatel, také nahrávky telefonické komunikace s klientem

• údaje obsažené ve zprostředkovaných smlouvách a související dokumentaci, tj. údaje o majetku klienta, jeho závazcích a jeho rodinných poměrech, vč. osobních údajů (zpravidla zejména identifikačních) nezletilých dětí klienta

Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR (plnění právních povinností správce, které se na správce vztahují) zejména plnění právních povinností dle těchto práv. předpisů:

• zák. č. 170/2018 Sb. (ZDPZ)

• zák. č. 257/2016 Sb. (ZSÚ)

• zák. č. 256/2004 Sb. (ZPKT)

• zák. č. 455/1991 Sb. (živnostenský zákon)

• zák. č. 253/2008 Sb. (AML zákon)

• zák. č. 500/2004 Sb. (správní řád)

• zák. č. 89/2012 Sb. (občanský zákoník)

• zák. č. 99/1964 Sb. (občanský soudní řád)

• zák. č. 141/1961 Sb. (trestní řád)

• zák. č. 182/2006 Sb. (insolvenční zákon)

plnění smluvních povinností správce ze smluv, které uzavřel jako pojišťovací agent, samostatný zprostředkovatel spotřebitelského úvěru, investiční zprostředkovatel nebo z jiných smluv, které uzavřel správce jako obchodní zástupce

• poskytování služeb spočívajících ve zprostředkování uzavírání smluv, zejména zprostředkování pojištění, investic a spotřebitelských úvěrů a správy těchto smluv

• plnění právních povinností správce (ze zákonů i jiných obecně závazných právních předpisů), zejména provádění AML identifikace a kontroly a vyplňování a evidence záznamů z jednání a smluvní dokumentace, včetně povinností vůči úřadům a orgánům dohledu (ČNB, ÚOOÚ, živnostenský úřad, FAÚ)

• plnění povinností uložených správci ve správním či soudním řízení, jehož je účastníkem, vč. řízení před Finančním arbitrem

• plnění povinností vůči orgánům činným v trestním řízení

• plnění povinností vůči soudu v občanském soudním řízení, včetně řízení exekučního a insolvenčního a vůči insolvenčnímu správci

• plnění smluvních povinností správce vůči zastoupeným, v nichž vystupuje správce jako pojišťovací agent, samostatný zprostředkovatel spotřebitelského úvěru, investiční zprostředkovatel nebo z jiných smluv, na jejichž základě vykonává správce zprostředkovatelskou činnost

• plnění povinností ze smluv o spolupráci, které správce uzavřel se svými vázanými zástupci a tipaři, tj. řízení a kontrola kvality distribuční sítě, zejména kontrola a vymáhání dodržování zákonem stanovených pravidel jednání s klienty, odborné péče a plnění povinností uložených zákonem při zprostředkování finančních služeb

• prověřování informací od klientů, zejména záznamů z jednání za účelem, zda zprostředkovat požadovanou smlouvu

Zvláštní údaje:

• údaje o zdravotním stavu v případě klientů, kteří jsou stranou smlouvy z odvětví životního pojištění

• je-li klientem nezletilé dítě a jedná za něj jako zákonný zástupce (nejčastěji rodič), zpracovává správce tyto údaje nezletilých dětí a v rozsahu nezbytném pro uzavření smlouvy a plnění smluvních povinností také údaje zákonného zástupce

• reakce na stížnosti a reklamace klientů

Identifikační:

jméno a příjmení či pseudonym, datum narození, rodné číslo, identifikační číslo, údaj o zápisu v Registru živnostenského podnikání, obchodním rejstříku nebo v jiné evidenci,

Kontaktní:

adresa trvalého pobytu, doručovací adresa, kontaktní údaje, telefon, e-mail či jiný el. kontakt),

Popisné a ostatní:

• bankovní spojení

• v případě, že klient je právnickou osobou údaj o jeho/jejím členství ve statutárním orgánu či jiné

  funkci či pozici

• informace o finančních službách zprostředkovaných správcem subjektu údajů nebo správcem poskytovaných služeb a nástrojů, vč. způsobu jejich využívání subjektem údajů

• je-li klientem nezletilé dítě a jedná ze něj zákonný zástupce, zpracovává správce tyto údaje nezletilých dětí a v rozsahu nezbytném pro uvedené oprávněné zájmy také údaje zákonného zástupce

čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (oprávněné zájmy správce)

Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce

• vymáhání pohledávek a vedení případných sporů ze smluv o spolupráci vůči vázaným zástupcům nebo tipařům;

• obrana práv ze zprostředkovatelského vztahu se subjektem údajů v řízení před Finančním arbitrem a soudy

• uplatňování a obrana práv vůči finančním institucím zastoupeným správcem

• uplatňování příp. regresních nároků správce vůči vázanému zástupci z titulu porušení smluvních a právních povinností vázaného zástupce při výkonu činnosti pro správce (ať již soukromoprávních či veřejnoprávních – sankce udělené správci jako osobě odpovědné za činnost vázaného zástupce, zejm. ze strany ČNB) – vysvětlení – pro uplatnění příp. regresních nároků správce vůči vázanému zástupci se vždy jedná o regresní nároky z určité konkrétní smlouvy s klientem, kterou tento vázaný zástupce správce uzavřel/zprostředkoval – tato zprostředkovaná smlouva pak obsahuje osobní údaje klienta;

• zpracování klientských informací poskytnutých subjektem údajů a informací o jím využívaných finančních a jiných službách pro účely segmentace klientů a zacílení obchodních nabídek, pro které není nezbytný souhlas subjektu údajů

• zřizování přístupových oprávnění do informačních systémů správce, zejména myPLANN

• využívání prostředků pro elektronickou identifikaci subjektu

• údajů na dálku a elektronické podepisování dokumentů

• zasílání servisních sdělení a notifikací subjektu údajů týkajících se finančních služeb zprostředkovaných správcem nebo služeb poskytovaných subjektu údajů správcem, zejména aplikace myPLANN a nástrojů pro elektronickou identifikaci a podepisování dokumentů

• zasílání obchodních sdělení prostředky elektronické komunikace, vč. push-up notifikací, pokud se týkají finančních služeb zprostředkovávaných správcem nebo služeb poskytovaných subjektu údajů správcem, a pokud subjekt údajů zasílání obchodních sdělení neodmítl

Identifikační:

jméno a příjmení či pseudonym,

Kontaktní:

adresa trvalého pobytu, doručovací adresa, kontaktní údaje, telefon, e-mail či jiný el. Kontakt),

Popisné a ostatní:

• v případě, že vázaný zástupce je právnickou osobou údaj o jeho/jejím členství ve statutárním orgánu či jiné funkci či pozici v rámci vázaného zástupce

• údaje umožňující správci vytvořit a zaslat personalizovanou nabídku služeb, tj. zejména údaje o věku, majetkových a rodinných poměrech, včetně počtu a věku dětí, místě bydliště

• je-li klientem nezletilé dítě a jedná ze něj zákonný zástupce, zpracovává správce tyto údaje nezletilých dětí, a v rozsahu nezbytném pro uvedené oprávněné zájmy také údaje zákonného zástupce

čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR (souhlas subjektu údajů)

• pokud klient udělil správci dílčí souhlas k tomuto účelu zpracování = občasné zasílání marketingových materiálů a individualizovaných obchodních sdělení a nabízení služeb, a to včetně cílených nabídek produktů a služeb založených na automatizovaném zpracování osobních údajů, vč. Profilování ve smyslu zák. č. 480/2004 Sb. v platném znění za podmínek zákona o elektronických komunikacích a zákona o některých službách informační společnosti;

• pokud klient učinil tzv. opt-in ve smyslu zák. č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, tzn. v některém z účastnických seznamů uvedl, že si přeje být kontaktován za účelem (tele)marketingu a současně udělil dílčí souhlas správci k tomuto účelu zpracování = občasné kontaktování klienta telefonicky za účelem cíleného telemarketingu, tj. nabízení služeb správce, resp. produktů jeho obchodních partnerů

ZDPZ

dokumenty nebo jiné záznamy v rozsahu, který je nezbytný pro hodnověrné osvědčení řádného plnění povinností stanovených ZDPZ a jinými právními předpisy v rozsahu, v jakém se vztahují k distribuci pojištění nebo zajištění

po dobu trvání pojištění a do konce 10. kalendářního roku od jeho zániku, pokud se o něm správce dozvěděl, nebo do konce 10. kalendářního roku od konce pojistné doby. Nedošlo-li ke sjednání pojištění, uchovává správce dokumenty a záznamy do konce 2. kalendářního roku od poslední komunikace se zákazníkem

ZSÚ

dokumenty nebo jiné záznamy v rozsahu, který je nezbytný pro hodnověrné osvědčení řádného plnění povinností stanovených ZSÚ

5 let ode dne, kdy zanikl právní vztah, nebo došlo k jednání, na jehož základě tyto dokumenty nebo záznamy vznikly, nebo 1 rok ode dne, kdy byla žádost spotřebitele o poskytnutí spotřebitelského úvěru zamítnuta

ZPKT

záznamy a dokumenty týkající se investičních služeb a obchodů, včetně záznamů telefonických hovorů a elektronické komunikace týkající se poskytnutých investičních služeb, tyto záznamy se vedou i tehdy, bylo-li jejich účelem poskytnutí investiční služby, avšak k poskytnutí této investiční služby nedošlo

5 let, pokud tak rozhodne ČNB až 7 let, ode dne, kdy daný záznam vznikl. V případě, že správcem zprostředkovaná smlouva trvá déle, pak po celou dobu trvání této smlouvy

AML zákon

a) identifikační a další údaje získané v rámci identifikace klienta,

b) kopie dokladů předložených k identifikaci,

c) údaj o tom, kdo a kdy provedl první identifikaci klienta,

d) informace a kopie dokumentů získané v rámci kontroly klienta,

e) záznamy o veškerých krocích uskutečněných v rámci identifikace a kontroly klienta, včetně informací o případných obtížích souvisejících s těmito kroky,

f) záznamy o postupu při posouzení a stanovení rizikového profilu klienta, včetně volby odpovídajících opatření užitých vůči klientovi a při posouzení skutečností souvisejících s podáním oznámení o podezřelém obchodu,

g) dokumenty odůvodňující výjimku z identifikace a kontroly klienta,

h) v případě zastupování originál nebo ověřená kopie plné moci nebo číslo jednací rozhodnutí soudu o jmenování opatrovníka